Definicji tego pojęcia jest ponad 2 tysiące, już w latach czterdziestych ubiegłego wieku było ich blisko tysiąc. Przywołam tylko kilka spośród bardzo wielu istniejących, od wąskiej, po bardziej rozbudowane, po to, by przybliżyć istotę działań PR.

Public relations to:

  • działalność mająca na celu budowanie wizerunku organizacji i odpowiednie nim zarządzanie,
  • funkcja zarządzania organizacją o planowym charakterze, dzięki której organizacja pozyskuje i podtrzymuje zrozumienie, sympatię i poparcie tych, którymi jest zainteresowana, aby osiągnąć lepszą współpracę ze społeczeństwem i skuteczniej realizować swoje interesy,
  • funkcja zarządzania, która ocenia nastawienie społeczne poprzez analizę trendów, przepowiada ewentualne konsekwencje, ustala kierunki działania, doradza kierownictwu organizacji właściwą komunikację z otoczeniem wewnętrznym (pracownicy) i zewnętrznym (społeczność lokalna, władze i inne) organizacji, jak również wdraża zaplanowane programy działania zgodne z interesem społecznym, jak i potrzebami organizacji.

W dużym uproszczeniu public relations to zarządzanie komunikowaniem się pomiędzy organizacją a jej publicznością, nawiązywanie długotrwałych i pozytywnych relacji z otoczeniem, służące ukształtowaniu w świadomości odbiorców pozytywnego wizerunku naszej organizacji. Działalność ta, by była skuteczna, musi być planowana i systematyczna. Głównym zadaniem PR jest dobro organizacji, uczynienie wszystkiego, by ludzie mieli do niej pozytywne nastawienie. To celowe działanie na rzecz kształtowania pozytywnego wizerunku organizacji.

Jakie korzyści daje organizacjom pozarządowym stosowanie działań public relations? Po pierwsze – wokół ngo, dzięki umiejętnym działaniom PR, tworzy się atmosfera społecznej akceptacji, która sprzyja budowaniu i wzmacnianiu pozytywnego wizerunku organizacji. Dzięki temu organizacja zyskuje zrozumienie dla prowadzonych przez nią działań i łatwiej osiąga założone cele.

Działania PR to również dostarczanie otoczeniu rzetelnej, aktualnej informacji na temat działalności organizacji. Przyczynia się to do zwiększenia popytu na świadczone przez organizację usługi, zwiększa szanse na pozyskanie środków finansowych (dotacji, darowizn), pomaga w utrzymaniu obecnych i pozyskaniu nowych członków czy wolontariuszy.

Organizacja pozarządowa, która zadbała o swoją reputację, wiarygodność w środowisku ma zdecydowanie łatwiejszy dostęp do mediów niż organizacje, które nie doceniają wagi działań z zakresu public relations i ich nie podejmują.

Im więcej osób ma dobrą opinię o naszej organizacji, im więcej środowisk popiera naszą działalność, tym bardziej efektywna ta nasza działalność będzie. I właśnie PR ma pomóc nam w poszerzeniu grona osób, środowisk popierających naszą organizację. Tylko trzeba opracować dobrą strategię. Począwszy od przeanalizowania sytuacji wyjściowej organizacji, barier działań public relations, potrzeb informacyjnych otoczenia. Musimy też precyzyjnie określić cele działania naszej organizacji i grupy docelowe, do których te działania będą skierowane. Realistycznie ocenić nasze możliwości działania i dopasować do nich odpowiednie instrumenty PR. Sporządzić trzeba harmonogram działań, oszacować budżet, określić sposób monitorowania skuteczności podejmowanych działań. Zastanowić się nad potencjalnymi partnerami.

Pomocne będzie przeprowadzenie analizy SWOT – posegregowanie posiadanych informacji na cztery kategorie czynników strategicznych, odnoszące się zarówno do cech samej organizacji, jak i jej otoczenia:

  • mocne strony: wszystko, co stanowi atut, przewagę, zaletę naszej organizacji,
  • słabe strony: wszystko, co stanowi jej słabość, wadę,
  • szanse: wszystko, co stwarza dla ngo szanse na korzystne zmiany,
  • zagrożenia: wszystko, co stwarza dla niej niebezpieczeństwo zmiany niekorzystnej.

Wyraźnie zobaczymy wówczas, nad czym musimy jeszcze pracować, jakie działania zaplanować, by zapobiec ewentualnym zagrożeniom lub ich uniknąć.

Przy projektowaniu działań public relations trzeba pamiętać – co jest niezwykle ważne – aby podkreślać indywidualność naszej organizacji, jej profil, unikalność, to coś, co sprawia, że jest inna od pozostałych. Organizacje pozarządowe o tym zazwyczaj nie pamiętają, a właśnie ta indywidualność (wyraźne odróżnienie się poprzez doskonalenie określonej cechy) to szansa na bycie zauważonym wśród wielu innych ngo.

Niezwykle istotne jest to, by myśleć o naszej organizacji w szerszym kontekście, uwzględniając dalszą perspektywę czasową, by zastanawiać się zarówno nad tym, jaką obecnie pełni rolę w naszej społeczności, ale też nad tym, jaką organizacją ma się stać za kilka lat. Trzeba mieć wizję, by móc ją realizować. (autor: Agnieszka Majewska-Siwek; źródło: ABC Organizacji Pozarządowych)

ngo

Reklamy