Niewiele organizacji pozarządowych przejmuje się polityką rachunkowości. A jednak jest to obowiązkowy i ważny dokument, który musi mieć każda organizacja pozarządowa. Jeśli jej nie macie, lub macie, ale chcecie ją zaktualizować – początek roku to najlepszy moment na zmiany.

kadry

Co to jest polityka rachunkowości?

To obowiązkowy dokument, który musi mieć każda organizacja pozarządowa, opisujący konkretne reguły i praktyki przyjęte w organizacji do prowadzenia rachunkowości.

Choć zakres polityki rachunkowości opisuje ustawa o rachunkowości, to jej zapisy powinny odnosić się do specyfiki organizacji.

Za politykę rachunkowości organizacji pozarządowej odpowiedzialność ponosi zarząd organizacji, który najczęściej przyjmuje ten dokument i dokonuje w nim zmian (pozostawienie zarządowi decyzji w tym zakresie jest jednym z bardziej praktycznych rozwiązań, ale sprawdź w statucie, czy te kompetencje nie zostały przypisane innemu organowi, np. walnemu zebraniu).

Polityka rachunkowości – dlaczego najlepiej zmieniać ją w styczniu

Jeśli stało się tak, że Wasza organizacja pozarządowa nie ma (aktualnej) polityki rachunkowości, to zgodnie z przepisami należy to skorygować.

Konkretne zasady określone w polityce rachunkowości obowiązują w całym roku obrotowym (czyli w przypadku większości organizacji od 1 stycznia). Nie można np. do marca dzielić przychody i koszty organizacji na jeden sposób, a od kwietnia na inny. Dlatego ewentualne zmiany w polityce rachunkowości najlepiej robić na początku roku.

Zmiany można też robić później, ale pamiętajmy, że będą one obowiązywać w całym okresie – całym roku obrotowym, nawet jeśli decydujemy się na nie w trakcie roku (np. w połowie, a nie na jego początku). Decyzja o zmianie zasad rachunkowości może więc zostać podjęta w dowolnym momencie, jednak wtedy jej skutki należy odnieść (wstecznie) do całego roku obrotowego.

Jak powinna wyglądać polityka rachunkowości organizacji pozarządowej

Ustawa o rachunkowości szeroko definiuje się, co może zawierać polityka rachunkowości, ponieważ podaje wzór uniwersalny dla różnych podmiotów. Polityka rachunkowości organizacji pozarządowej nie powinna być automatycznym przepisaniem fragmentów z ustawy – warto zawrzeć w niej tylko te zapisy, które dotyczą działań konkretnej organizacji i są przydatne dla księgowości i zarządu. Będą to przede wszystkim zasady podziału przychodów i kosztów, ale też amortyzacji, zasady przeliczania walut, informacja o prowadzeniu lub nie kasy gotówkowej.

Obowiązkowym załącznikiem do polityki rachunkowości jest plan kont księgowych na dany rok.

W polityce wskazujemy też, jaki wzór sprawozdania finansowego z ustawy o rachunkowości zastosujemy po zakończeniu roku obrotowego (przypominamy, że w 2017 r. do wyboru są dwa wzory).

Aktualizujemy politykę rachunkowości

Sprawdzając aktualność polityki rachunkowości, należy pamiętać, że:

  • Jeśli w NGO zachodzą jakieś istotne zmiany (np. organizacja zaczyna prowadzić kasę walutową w związku z projektem międzynarodowym), to należy sprawdzić, czy w polityce rachunkowości są odpowiednie zapisy, regulujące sposób księgowania nowej sytuacji (np. przeliczanie walut).
  • Jednym z załączników do polityki rachunkowości jest plan kont księgowych. Należy sprawdzić, czy układ planu kont odpowiada aktualnie realizowanym projektom i zadaniom publicznym, finansowanym z dotacji (które muszą być wyodrębnione księgowo). Plan kont można modyfikować w trakcie roku obrotowego. Ma to miejsce wtedy, kiedy NGO otrzyma jakąś nową dotację w ciągu roku – wymaga to dodania w planie kont nowych pozycji.

ngo

Advertisements