Nowe przepisy Kodeksu cywilnego zezwalają umowę zawartą pisemnie rozwiązać za zgodą stron lub wypowiedzieć w formie dokumentowej, czyli np. poprzez SMS. Ta nowa forma w praktyce rodzi poważne skutki w zakresie rozwiązywania i wypowiadania umów pisemnych. Polski system prawa cywilnego wdarł się w XXI wiek! Czy ma to znaczenie dla organizacji pozarządowych?

testuj        gfds        kup

8 września 2016 r. do polskiego systemu prawa cywilnego wprowadzono tzw. formę dokumentową, która jest formą pośrednią pomiędzy formą ustną (tj. nieformalną czynnością prawną, dokonywaną słownie lub gestem), a formą pisemną, która wymagała – i nadal wymaga – złożenia na dokumencie (papierowym) własnoręcznego, oryginalnego podpisu.

Organizacje zawierają i wypowiadają umowy. Zwykle na papierze, z podpisami i pieczęciami. Nowe przepisy nie wywrócą do góry nogami tych zwyczajów. Może się jednak zdarzyć, że będą miały zastosowanie. Zobaczmy więc na czym właściwie polega nowa forma dokumentowa i jakie może mieć zastosowanie w organizacji.

Definicja dokumentu i formy dokumentowej

Wedle nowego przepisu art. 773 Kodeksu cywilnego: „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.

Z kolei czynności w formie dokumentowej zdefiniowano następująco:
Art. 772 Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Jest to bardzo szeroka definicja. Niestety niewolna od błędów. Dokument nie musi być utrwalony, ani zapisany. Wedle przyjętej definicji może mieć formę ulotną, przemijającą i nieutrwaloną.

Dokument może oczywiście być utrwalony na dowolnym nośniku (papier, dyskietka, dysk twardy, pamięć USB, dysk optyczny, kora drewna, kamienna tabliczka, folia, pergamin itd.), ale nie musi być utrwalony, co już anegdotycznie podsumowuje się w światku prawniczym w ten sposób, że „dokumentem” w świetle tej definicji są np. znaki dymne (zawierają bowiem informację, można zapoznać się z jej treścią – a dym jest tu nośnikiem).

Traktując jednak rzecz bardziej serio – dokument nie musi zawierać podpisu. Nie musi mieć formy papierowej ani elektronicznej. Ustawodawca miał na celu odformalizowanie obrotu, wprowadzenie formy istniejącej i używanej na świecie.

Co zatem od 8 września 2016 r. jest dokumentem?

  • tradycyjne dokumenty papierowe
  • zapis na kamieniu, folii, pergaminie, tkaninie itp.
  • skan dokumentu, faks lub kserokopia
  • SMS
  • MMS
  • nagranie na pocztę głosową telefonu
  • post, informacja, zapis na stronie www
  • film zawierający oświadczenie przesłany na nasz telefon lub zamieszczony w internecie na dowolnej stronie www
  • i wiele, wiele innych form, obecnych i przyszłych…

Oczywiście każdy dokument musi zawierać w sobie jakąś informację istotną prawnie, jakieś oświadczenie woli lub wiedzy twórcy dokumentu.

Praktyczne znaczenie nowej formy dokumentowej

Doniosłe skutki praktyczne nowa forma dokumentowa rodzi w zakresie rozwiązywania lub wypowiadania umów zawartych w formie pisemnej. Nowy przepis art. 77 Kodeksu cywilnego zezwala umowę zawartą pisemnie rozwiązać za zgodą stron lub wypowiedzieć w formie dokumentowej, czyli np. poprzez SMS. W formie dokumentowej można też od umowy odstąpić.

Art. 77 § 2. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.

Ten przepis oznacza, że poza tradycyjną formułką „Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności” (jej treść wynika z art. 77 par. 1 Kodeksu cywilnego i tu nic się w przepisach i zasadach nie zmieniło), należy dla bezpieczeństwa dopisywać także formułę: „Odstąpienie od umowy, jej rozwiązanie za zgodą stron oraz wypowiedzenie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności”.

Bez tego zastrzeżenia nasz kontrahent może nas powiadomić o wypowiedzeniu umowy np. nagraniem w poczcie głosowej lub postem zamieszczonym na naszej stronie internetowej. Może nagrać film, w którym informuje o wypowiedzeniu umowy i przesłać nam go na nasz telefon komórkowy. Możliwości jest wiele i w oczywisty sposób naruszają one bezpieczeństwo obrotu, bo chodzić będzie o formy ulotne, często – w przeciwieństwie do korespondencji papierowej – łatwe do przeoczenia lub nawet zignorowania.

Jakich umów zawieranych przez organizacje mogą dotyczyć nowe przepisy – przykłady

PRZYKŁAD I
Czy umowę o dotację z urzędem miasta można zawrzeć / wypowiedzieć drogą inną niż pisemną, np. przez wysłanie w tej sprawie maila?

Co do zawarcia umowy – z reguły strony same tak kierują procesem zawierania umowy, aby miała ona formę pisemną. Często przepisy szczegółowe wymagać będą od urzędu miasta podpisania umowy z beneficjentem w formie pisemnej, co oczywiście wyklucza stosowanie np. SMS-ów.

Co do wypowiedzenia umowy – w świetle nowych przepisów umowę można wypowiedzieć mailem – jeśli tylko ustawa lub jakiekolwiek ustalenia pisemne, np. treść umowy z urzędem nie stanowią inaczej. Jeśli na przykład zastrzegliśmy w umowie, że wszelkie oświadczenia składane są na piśmie i wysyłane listami poleconymi, to wówczas nie możemy zerwać umowy mailem.

PRZYKŁAD II
Wolontariusz zerwał umowę wysyłając SMS do koordynatora wolontariatu w organizacji pozarządowej. Czy mógł tak zrobić?

Ustawa posługuje się frazą „rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie”. Są to czynności zdefiniowane w kodeksie cywilnym. Kodeks nie posługuje się frazą „zerwanie” umowy. Jeśli zatem wolontariusz od umowy odstępuje (co dopuszczalne jest w ściśle określonych w kodeksie cywilnym wypadkach) albo umowę wypowiada (co ogólnie mówiąc – musi przewidywać i dopuszczać sama umowa), to jeśli wyraźnie nie zastrzegliśmy w umowie inaczej – może tych czynności dokonać wysyłając SMS-a do koordynatora wolontariatu.

PRZYKŁAD III
Organizacja pozarządowa prowadzi szkolenie. Dwoje z uczestników w ostatniej chwili zmieniło zdanie i SMS-em poinformowali o tym, że rezygnują z udziału. Czy ta odmowa jest skuteczna prawnie – czy mogli tak zrobić?

Jeśli zasady uczestnictwa i rezygnacji dopuszczają wypowiedzenie umowy lub zachodzi wskazana w kodeksie cywilnym przyczyna odstąpienia, to w przypadku braku ustaleń co do stosowania formy pisemnej uczestnik może zastosować formę dokumentową (czyli wysłać SMS).

Trzeba jednak pamiętać, że forma dokumentowa to tylko forma – sama w sobie nie kreuje żadnych dodatkowych praw, możliwości itp. Jest to tylko dopuszczony przez prawo sposób komunikacji decyzji, natomiast zakres owych decyzji nie ulega zmianie.

Innymi słowy, jeśli uczestnik mógł zrezygnować ze szkolenia, a nie zastrzegliśmy, że może to zrobić wyłącznie na piśmie, to może przysłać SMS. Natomiast same konsekwencje takiej rezygnacji nie są zależne od tego, w jakiej formie została wyrażona, ale od tego, jak wcześniej opisali je organizatorzy szkolenia w warunkach uczestnictwa czy w regulaminie szkolenia. (ngo.pl)

testuj        Bez tytułu        kup

Reklamy